Checklist Technical Meeting

Untuk pasangan yang mempersiapkan pernikahan tanpa bantuan wedding organizer kaya kami ini, harus punya minimal satu buku catatan persiapan buat nyatet rincian dan detail. Karena mungkin banget ada yang terlupa. Selain monthly checklist, ini adalah salah satu pegangan gw waktu technical meeting minggu lalu.

Ini checklist technical meeting untuk resepsi. Dibuat berdasarkan persiapan pernikahan gw yang akad n resepsinya ga barengan (akad pagi,di rumah , resepsi malam di gedung) jadi ini cuma technical meeting buat di gedung aja. Kalau ada yang kurang cocok, silakan disesuaikan dan ditambahkan sendiri. Gw cuma mau sharing aja, mudah-mudahan bermanfaat

Technical Meeting

Tanggal dan waktu

Lokasi

Rincian Acara:

1. Checklist masing-masing vendor
2. Membahas rundown acara resepsi

1. NAMA VENUE

Nama dan nomor HP contact person

• Fasilitas
• Kalau untuk resepsi pagi hari: Bisa masuk jam berapa ke venue? Batas maksimal penggunaan ruangan sampai jam berapa?
• Kalau untuk resepsi malam hari: acara pagi selesai jam berapa? Batas penggunaan ruangan sampai jam berapa?
• Ruang rias bisa digunakan mulai jam berapa?
• Apa akan ada biaya tambahan saat hari-H? (overtime?biaya keamanan, dll?)
• Dekorasi mulai bisa loading jam berapa?
• AC dinyalakan jam berapa?
• Berapa kursi dan meja yang disediakan untuk area VIP dan umum?
• Sound system à rincian? mic berapa buah? Untuk band? (koordinasi dengan pihak band)
• Jika menggunakan CD/kaset, siapa teknisi yang bertanggung jawab saat hari H?
• Kapasitas listrik? Apakah disediakan genset untuk cadangan kalau mati lampu?
• Parkir muat berapa?
• Apa dapat free parking? Kalo iya, berapa buah tiketnya?
• Ijin dan janur?

2. NAMA VENDOR DEKORASI

Nama dan nomor HP contact person

• Layout dekorasi venue (koordinasi dengan pihak catering—untuk penempatan gubukan dan buffet, dan pihak dokumentasi—untuk penempatan studio foto)
• Tema warna dekorasi (koordinasi dengan pihak catering untuk nuansa warna taplak dan skirting). Bisa janjian dengan vendor sebelumnya untuk membawa sketsa dekor dan pelaminan, foto item dekorasi atau  contoh kain untuk tenda yg akan digunakan)
• Design fix pelaminan
• Alur masuk tamu
• Warna bunga?
• Item dekorasi apa saja?
• Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak catering)
• Cek kotak angpao, jumlah berapa, butuh gembok sebesar apa? (biasanya gembok pihak keluarga yang menyediakan, bukan dari vendor)
• Plastik sampah untuk kotak angpao sudah disediakan dari vendor atau tidak?
• Perkiraan selesai dekor jam berapa?

3. NAMA VENDOR CATERING

Nama dan nomor HP contact person

• Tentukan menu fix
• Ice carving?
• Masuk jam berapa ke venue?
• Layout Buffet dan gubukan (koordinasi dengan pihak dekorasi dan dokumentasi)
• Warna taplak, skirting, dan bunga
• Jumlah meja VIP
• Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak dekor)
• Jumlah kru? (kelancaran / kesigapan pelayanan)
• Siapa penanggung jawab yang mengatur alur makanan? Minta nomor HPnya
• Makanan untuk panitia jam berapa? Tempat? (koordinasi dgn pihak venue)

4. NAMA VENDOR DOKUMENTASI

Nama dan nomor HP contact person

• Jam berapa datang ke venue?
• Penempatan studio mini (koordinasi dengan pihak dekorasi dan catering)
• Jumlah kru? (pastikan mereka menggunakan seragam or at least pake baju rapih)
• Siapa penanggung jawab saat acara berlangsung?
• Buat list untuk foto keluarga (di studio mini), sebelum hari-H, pihak foto sudah memegang list tersebut

5. NAMA MC

nomor HP MC

• Briefing soal rundown acara
• Ingatkan soal tema dekorasi (biar ga saltum, misalnya kl nikahan internasional tp MCnya pake kebaya kan kurang matching)
• Stand by jam berapa di venue?
• Kasih list foto keluarga untuk di pelaminan
• Kasih list tamu-tamu VIP (jika ada), koordinasi dengan pihak keluarga untuk stand by di sebelah MC

6. NAMA BAND/ WEDDING SINGER

Nama dan nomor HP contact person

• Check list lagu
• Sound system (koordinasi dengan pihak venue)
• Jumlah kru?
• Janjian soal “penyanyi dadakan” alias keluarga atau kerabat yang kadang suka maksa mau nyumbang lagu Xp

O,iya, yang perlu diingat, ada baiknya menyiapkan semua kontrak dan bon pembayaran DP semua vendor, berikut fotokopinya. Lalu persiapkan rundown acara, pastikan tiap vendor memegang satu kopiannya.

Technical Meeting

Tanggal dan waktu

Lokasi

Rincian Acara:

1. Checklist masing-masing vendor
2. Membahas rundown acara resepsi

1. VENUE

Nama venue

Nama dan nomor HP contact person

□        Fasilitas

□        Kalau untuk resepsi pagi hari: Bisa masuk jam berapa ke venue? Batas maksimal penggunaan ruangan sampai jam berapa?

□        Kalau untuk resepsi malam hari: acara pagi selesai jam berapa? Batas penggunaan ruangan sampai jam berapa?

□        Ruang rias bisa digunakan mulai jam berapa?

□        Apa akan ada biaya tambahan saat hari-H? (overtime?biaya keamanan, dll?)

□        Dekorasi mulai bisa loading jam berapa?

□        AC dinyalakan jam berapa?

□        Berapa kursi dan meja yang disediakan untuk area VIP dan umum?

□        Sound system à rincian? mic berapa buah? Untuk band? (koordinasi dengan pihak band)

□        Jika menggunakan CD/kaset, siapa teknisi yang bertanggung jawab saat hari H?

□        Kapasitas listrik? Apakah disediakan genset untuk cadangan kalau mati lampu?

□        Parkir muat berapa?

□        Apa dapat free parking? Kalo iya, berapa buah tiketnya?

□        Ijin dan janur?

DEKORASI

Nama vendor dekorasi

Nama dan nomor HP contact person

□        Layout dekorasi venue (koordinasi dengan pihak catering—untuk penempatan gubukan dan buffet, dan pihak dokumentasi—untuk penempatan studio foto)

□        Tema warna dekorasi (koordinasi dengan pihak catering untuk nuansa warna taplak dan skirting)

□        Design fix pelaminan

□        Alur masuk tamu

□        Warna bunga?

□        Item dekorasi apa saja?

□        Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak catering)

□        Cek kotak angpao, jumlah berapa, butuh gembok sebesar apa? (biasanya gembok pihak keluarga yang menyediakan, bukan dari vendor)

□        Plastik sampah untuk kotak angpao sudah disediakan dari vendor atau tidak?

□        Perkiraan selesai dekor jam berapa?

CATERING

Nama vendor catering

Nama dan nomor HP contact person

□        Tentukan menu fix

□        Ice carving?

□        Masuk jam berapa ke venue?

□        Layout Buffet dan gubukan (koordinasi dengan pihak dekorasi dan dokumentasi)

□        Warna taplak, skirting, dan bunga

□        Jumlah meja VIP

□        Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak dekor)

□        Jumlah kru? (kelancaran / kesigapan pelayanan)

□        Siapa penanggung jawab yang mengatur alur makanan? Minta nomor HPnya

□        Makanan untuk panitia jam berapa? Tempat? (koordinasi dgn pihak venue)

DOKUMENTASI

Nama vendor

Nama dan nomor HP contact person

□        Jam berapa datang ke venue?

□        Penempatan studio mini (koordinasi dengan pihak dekorasi dan catering)

□        Jumlah kru? (pastikan mereka menggunakan seragam or at least pake baju rapih)

□        Siapa penanggung jawab saat acara berlangsung?

□        Buat list untuk foto keluarga (di studio mini), sebelum hari-H, pihak foto sudah memegang list tersebut

MC

Nama dan nomor HP MC

□        Rundown acara

□        Ingatkan soal tema dekorasi (biar ga saltum, misalnya kl nikahan internasional tp MCnya pake kebaya kan kurang matching)

□        Stand by jam berapa di venue?

□        Kasih list foto keluarga untuk di pelaminan

□        Kasih list tamu-tamu VIP (jika ada), koordinasi dengan pihak keluarga untuk stand by di sebelah MC

MUSIK

Nama wedding singer / band

Nama dan nomor HP contact person

□        Check list lagu

□        Sound system (koordinasi dengan pihak venue)

□        Jumlah kru?

□        Janjian soal “penyanyi dadakan” alias keluarga atau kerabat yang kadang suka maksa mau nyumbang lagu Xp



Patra Jasa Gatot Subroto

Sebenernya gedung ini yang pertama disamperin pas pertama survey. Tapi pas dateng ternyata pengurus gedungnya lg ga ada. Akhirnya balik lagi minggu depannya, untungnya ada! Sekalian deh liat ruangannya.

Patra Jasa ini dalemnya gede banget! Bentuknya memanjang ke belakang, bukan melebar atau kotak kaya Granadi or Balai Kartini. Bagian lobby di depan ruangan bisa dipake juga, biasanya buat naro meja buffet atau gubukan. Pintu masuk utama ada dua. Di sebelah kiri ada lorong lebar, bisa buat gubukan juga. Sayangnya di dalam ruangan ga ada chandelier, tapi ga terlalu masalah sih sebenernya.

Ruang rias ada di lantai 3, tapi ada rencana renovasi jadi nantinya ruang rias akan dipindah ke sebelah ruang resepsi, dengan pintu masuk dari koridor kantor pengelola gedung di sebelah kiri.

NAMA VENUE	Ruang Yudhistira Patra Jasa
Kapasitas	1600 orang
Sewa gedung	Rp 11.000.000 + PPn (uang muka Rp 4.000.000)
Waktu pemakaian	15.00-22.00 (penambahan Rp 1.500.000/jam + PPn
Fasilitas	Listrik 6000 W (kelebihan listrik Rp 150.000 / 1000 watt + PPn
	Kursi Futura 200 buah
	Sound system + 4 buah mic
	Karpet jalan, meja tamu + buku tamu
	10 voucher parkir (kapasitas parkir 500 mobil)
	Ruang ganti / kamar rias 3 ruang
	AC ruangan 17 buah + 2 standing AC
	Toilet pria / wanita
	Pembuatan ijin + janur : 400.000
	Panggung  pelaminan kira2 14 x 4 m
	Masjid untuk akad nikah : infaq Rp 750.000
Charge Non-Rekanan
Catering	25% dari total pesanan
Dekorasi	20% dari harga pesanan + PPn
Fotografi & Videografi	Rp 1.100.000
Entertainment	-
Daftar Rekanan Gedung
Catering	Adhika, Agusta, Alfabet, Ananda, Anggraini, Ase, Awen, Bali Indah, Caterindo, Chez Inggrid, Christ Iwan, Dhirasa, Diamond, Dirasa, Dwi Tunggal Citra, Evie Seruni, Heryadi, Hosanna, H. Tinah, Kaparinyo, Lea Martin, Maharani, Nirwana Indah, Nurmaya Sari, Pasar Minggu, Puspa, Puspita Sawargi, Resti, Rolika, Sandjaja, Tiara Royale, Tidar, Tuti, Vina, Wifa, Yvonne
Dekorasi	Agung, Arya Decoration, Aura, Bunga-bunga Dekorasi, Bunga Tanjung, Chantique, Cinduo Mato, Citra Salon, Diamond, Des Iskandar, Djus Masri, Duta Kreasi, Every, Evlin, Gadih Ranti, Garda, Grasida, Janur Kuning, K Jogja, Lily-Vicky, Martin Rose, Mitra Sekar Utama, Mwangi Artindo,  Nauli, Ns Queen, Rakhena, Reda Wedding, Rich Art, Tata, Warna
Fotografi	AA Foto, Batavia Art, De Spectrum, Deddy Baros, Gucimas, Imperial Studio, King’s, Le Sae, Lip Kiss, Payu, Photomotion, Ponty Komersil, Prima Photography SM19, Studio2000, Tri Sapta, Val Video
TOTAL

ruang yudhistira inside

diliat dari panggung pelaminan

lobby depan ruangan

Entah kenapa, gw ngerasa sreg ama gedung ini. Tanya-tanya tanggal, yang kosong tinggal minggu akhir Desember ama awal Januari. Akhirnya seminggu kemudian, kira-kira akhir April gw DP booking tempat buat tanggal 30 Januari 2010.

YAY! Akhirnya dapet tempat! ^_^

Kawin Nyok Kawin! – tips buat para calon suami

Ada satu pepatah (atau apalah namanya), yang bilang:
“Jangan fokus sama masalahnya, tapi fokus ke solusinya”.

Bener banget tuh! Apalagi kalo urusannya penting banget, misalnya pernikahan. Yang namanya ngerencanain pernikahan itu pasti memusingkan, apalagi buat yang baru pertama kali. Wuih! Kepala rasanya dibelah2. Bawaannya gampang marah2. Kalau gak sabar, bisa2 bubar deh dan good bye pernikahan.

Ini ada beberapa tips buat para cowok biar gak pusing2 amat. Sebenernya sih tips kayak gini gak bisa dibilang baru juga, tapi kalo orang lagi stress cenderung lupa. Kalo tips buat cewek sih udah banyak lah. Lo search di Google juga udah seabreg2 muncul di urutan atas.

1. Urutin semua hal dari yang paling penting.
Inilah daftar belanjaan lo. Listnya mungkin gak banyak, tapi entah kenapa bisa bikin puyeng. Gak usah panik dulu ngeliat listnya, tulis dan urutin aja dulu. Jangan nambah hal-hal yang gak perlu. Bahkan kalo ada hal yang ga kepake2 amat, mending dicoret aja dari list. Hari gini boros… Mending kalo punya duit. Lah kalo pas2an? Bisa gila lo mikirinnya.

2. Survey harga barengan sama cewek lo.
Sebaiknya emang barengan surveynya. Beberapa barang di daftar itu memang mendingan cewek lo yang milihin. Misalnya seserahan, cincin, mas kawin, dsb. Kalo seserahan itu kan dari si cowok ngasih ke si cewek, dan nanti ada juga yang si cewek harus ngasih ke si cowok. Barang2 seserahan itu pasti bakal dipake nantinya dan yang paling tau soal barang2 itu ya pasangan kita. Perbanyak komunikasi (diskusi) dan open aja, gak usah gengsi.

3. Gedung dan jumlah undangan.
Biasanya yang pesta itu pihak si cewek. Jadi ga usah banyak ikut campur soal milih kecuali kalo elo dimintain bantuan. Palingan lo bantuin survey sama bikin perkiraan budget. Jangan kaget sama angkanya. Emang mahal banget koq! Makanannya tuh yang bikin mahal. Kecuali lo mau nyuguhin mie instan. Dari perkiraan budget itu, lo bisa tau berapa maksimal duit yang harus lo siapin. Kalo dari pengalaman teman2 gw sih, paling banyak itu ada yg dibagi 50 – 50. Kalo duit lo kurang, jadi lo bisa ancer2 butuh berapa bulan buat ngumpulin sampe segitu. Jumlah undangan biasanya paling banyak tuh temen2nya orang tua kita. Kitanya sih palingan kebagian dikit doang. Selebihnya bisa lewat email ke milis atau via sms. Resikonya, makanan habis sebelum waktunya. Jangan sampe deh…

4. Gimana kalo ga punya tabungan?!
Memang gak semua orang bisa prepare soal duit. Sukur2 kalo elo termasuk kaum yang rajin menabung atau cukup diberi kemudahan dalam menghasilkan duit. Pernikahan lo bisa lebih cepat terlaksana. Nah! Kalo elo tipe yang ga bisa nabung, mulailah program pengencangan ikat pinggang. Lo hitung pemasukan dan pengeluaran lo tiap bulan. Kurangin hal-hal yang bisa lo kurangi dan stop dulu kebiasaan2 yang ga terlalu penting. Nanti ketauan lo bisa save duit tiap bulan itu berapa. Terus lo bikin matrix / pemetaan dengan susunan yang berurutan. Lebih gampang sih pake MS Excel, tapi the good old paper and pen juga bisa koq. Nanti lo bisa nentuin kapan lo bisa beli barang2 dari list belanjaan lo. Ga usah sekali gabruk juga, cicil aja satu2 dari yang paling penting.

5. Wajib gak sih cincin kawin itu?
Kalo di Islam sih, cincin itu gak wajib. Malah ada faham (pake f atau p sih benernya?) yang bilang bahwa haram hukumnya bagi laki-laki untuk memakai emas di tubuhnya. Kalo elo termasuk yang menganut faham ini, lo bisa pake cincin perak, stainless steel, titanium, dsb. Ga pake cincin juga ga masalah. Tapi ada juga pendapat bahwa hari gini cincin kawin itu jadi simbol aja. Bukan perhiasan, bukan untuk pamer kemewahan dan yang jelas gak bikin cowok itu jadi kayak cewek. Jadi silakan ditanyakan sama ustadznya masing2.

6. Cincin kawin yang gimana ya?
Seandainya elo memutuskan untuk pake cincin kawin dari emas, yang elo perlu tau adalah bahwa emas putih itu harga belinya lebih mahal daripada emas kuning, tapi harga jualnya jauh lebih ngedrop. Ada juga emas putih yang sepuhan. Aslinya warna kuning tapi disepuh jadi putih. Biasanya sepasang cincin kawin itu dibuat dari emas 10gr, persenannya bisa beda2 karena bakal dicampur sama perak sebagai penguat dan karatnya juga macam2. Soal mata di cincin, ini juga ada dua jenis yang umum: asli berlian atau pake zircon. Standarnya sih, mata ini ukurannya 0,05 karat. Kalo diamond, yang bentuknya kotak (kalo dilihat dari atas) itu lebih mahal daripada yang bulat, tapi dijualnya justru lebih ngedrop harganya. Pastiin juga bahwa si mata itu ditanamnya kuat, jadi kemungkinan dia copot itu kecil banget. Kalo lo ga mau pake mata, lo bisa beli yang polos ataupun berdesign. Yang kayak gini istilahnya wedding bands.

7. Mas kawin.
Beberapa orang yang muslim ngasih seperangkat alat sholat buat mas kawin. Ini berat banget lho! Elo harus bisa jamin nantinya istri lo bakal ga putus sholatnya. Namanya juga manusia, pasti ada khilafnya. Jadi, mas kawin kayak gini not recommended karena elo bakal ditagih nanti di akhirat. Yang recommended adalah berupa emas kuning, kalo bisa yg 24 karat lebih baik. Bentuknya bisa emas batangan atau yang udah jadi perhiasan. Beratnya sesuai kemampuan aja. Kalo masih kerasa berat banget juga, bisa diakalin. Misalnya dengan uang yang jumlahnya kalo ditulis jadi mirip dengan tanggal perkawinan lo. Dari tadi yg recommended bentuknya harta ya? Iya. Inilah simbolisasi bahwa elo akan menafkahi istri lo. Emas jadi pilihan pertama karena sifatnya investasi. Sewaktu2 perlu, bisa dijual. Kalo bisa lebih, misalnya ngasih rumah atau mobil, ya silakan aja. Yang penting calon istri, keluarganya dan keluarga kita gak keberatan. Siapa juga yang keberatan dikasih rumah? Hehehe…

8. Penghulu.
Ini penting banget nih! Gak semua orang bisa jadi penghulu, sebab orang2 ini tersertifikasi dari DepAg. Jumlah mereka sedikit, sementara yang mau kawin banyak banget. Sebisa mungkin elo “pegang” dia. Kalo perlu lo kasih tugas ke satu orang (bisa saudara atau sahabat) untuk megang ini orang. Cari tau alamatnya, survey rutenya, cari tau jadwalnya, coba bikin plan dan simulasi untuk penjemputan si penghulu, dsb. Sebisa mungkin main safe lah. Jadi nanti pas hari H, dia gak ngeloyor ke kawinan orang lain dulu. Sukur2 setengah jam sebelum akad, si penghulu sudah duduk manis di lokasi akad nikah lo.

9. Tema pernikahan.
Kalo jaman emak – babeh kita kan kawinan itu adanya yang tradisional doang. Terima beres aja gitu, ga bisa dimacem2in lagi. Pamali kalo bikin yang aneh2. Gitu kali ya. Kalo jaman sekarang, orang udah banyak yang bosan sama perkawinan yang terlalu saklek tradisional. Akhirnya jadi bisa bikin perkawinan yang tematik biar unik dan gak ngebosenin. Gak masalah. Tapi biar agak gampangan dalam nentuin tema, mendingan lo tau dulu mau resepsi di mana? Udah gitu waktunya kapan; lagi musim hujan atau kemarau? Berikutnya, tema yang tangible (bisa dinalar dengan kasat mata) bakal lebih gampang dikonsep daripada tema yang abstrak, misalnya tema kebahagiaan. Coba kalo yang tangible, misalnya kayak temen gw dulu pake tema layangan, kebayang kan bakal banyak layangan di hampir semua peritilan pernikahannya.

10. Dekor vs Katering
Percaya deh sama gw, mending dekornya biasa aja tapi makanannya enak2. Gw pernah datang ke kawinan di Balai Sudirman. Ruangannya gede, dekornya mewah, yang dateng ga gitu banyak sih, tapi makanan sudah habis setengah jam setelah acara dimulai. Geblek! Lapar apa doyan? Jangan2 acara belom beres udah ada yang bawa besek. Hahaha! Intinya sih kalo sampe kayak begitu bakal malu2in. Nah! Meskipun pesta itu urusannya pihak yang cewek, tapi ada baiknya kalo kita kasih masukan soal hal ini buat jadi bahan pertimbangan.

Oke, gw udah bingung mau nulis apa lagi. Kalo ada yang kurang nih tips buat para calon suaminya, tolong kasih tau gw. Kalo oke, bisa gw update kan artikelnya.

Originally posted by Aria on Mar 24, ’09 2:48 AM on his Multiply.