Checklist Technical Meeting

Untuk pasangan yang mempersiapkan pernikahan tanpa bantuan wedding organizer kaya kami ini, harus punya minimal satu buku catatan persiapan buat nyatet rincian dan detail. Karena mungkin banget ada yang terlupa. Selain monthly checklist, ini adalah salah satu pegangan gw waktu technical meeting minggu lalu.

Ini checklist technical meeting untuk resepsi. Dibuat berdasarkan persiapan pernikahan gw yang akad n resepsinya ga barengan (akad pagi,di rumah , resepsi malam di gedung) jadi ini cuma technical meeting buat di gedung aja. Kalau ada yang kurang cocok, silakan disesuaikan dan ditambahkan sendiri. Gw cuma mau sharing aja, mudah-mudahan bermanfaat

Technical Meeting

Tanggal dan waktu

Lokasi

Rincian Acara:

1. Checklist masing-masing vendor
2. Membahas rundown acara resepsi

1. NAMA VENUE

Nama dan nomor HP contact person

• Fasilitas
• Kalau untuk resepsi pagi hari: Bisa masuk jam berapa ke venue? Batas maksimal penggunaan ruangan sampai jam berapa?
• Kalau untuk resepsi malam hari: acara pagi selesai jam berapa? Batas penggunaan ruangan sampai jam berapa?
• Ruang rias bisa digunakan mulai jam berapa?
• Apa akan ada biaya tambahan saat hari-H? (overtime?biaya keamanan, dll?)
• Dekorasi mulai bisa loading jam berapa?
• AC dinyalakan jam berapa?
• Berapa kursi dan meja yang disediakan untuk area VIP dan umum?
• Sound system à rincian? mic berapa buah? Untuk band? (koordinasi dengan pihak band)
• Jika menggunakan CD/kaset, siapa teknisi yang bertanggung jawab saat hari H?
• Kapasitas listrik? Apakah disediakan genset untuk cadangan kalau mati lampu?
• Parkir muat berapa?
• Apa dapat free parking? Kalo iya, berapa buah tiketnya?
• Ijin dan janur?

2. NAMA VENDOR DEKORASI

Nama dan nomor HP contact person

• Layout dekorasi venue (koordinasi dengan pihak catering—untuk penempatan gubukan dan buffet, dan pihak dokumentasi—untuk penempatan studio foto)
• Tema warna dekorasi (koordinasi dengan pihak catering untuk nuansa warna taplak dan skirting). Bisa janjian dengan vendor sebelumnya untuk membawa sketsa dekor dan pelaminan, foto item dekorasi atau  contoh kain untuk tenda yg akan digunakan)
• Design fix pelaminan
• Alur masuk tamu
• Warna bunga?
• Item dekorasi apa saja?
• Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak catering)
• Cek kotak angpao, jumlah berapa, butuh gembok sebesar apa? (biasanya gembok pihak keluarga yang menyediakan, bukan dari vendor)
• Plastik sampah untuk kotak angpao sudah disediakan dari vendor atau tidak?
• Perkiraan selesai dekor jam berapa?

3. NAMA VENDOR CATERING

Nama dan nomor HP contact person

• Tentukan menu fix
• Ice carving?
• Masuk jam berapa ke venue?
• Layout Buffet dan gubukan (koordinasi dengan pihak dekorasi dan dokumentasi)
• Warna taplak, skirting, dan bunga
• Jumlah meja VIP
• Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak dekor)
• Jumlah kru? (kelancaran / kesigapan pelayanan)
• Siapa penanggung jawab yang mengatur alur makanan? Minta nomor HPnya
• Makanan untuk panitia jam berapa? Tempat? (koordinasi dgn pihak venue)

4. NAMA VENDOR DOKUMENTASI

Nama dan nomor HP contact person

• Jam berapa datang ke venue?
• Penempatan studio mini (koordinasi dengan pihak dekorasi dan catering)
• Jumlah kru? (pastikan mereka menggunakan seragam or at least pake baju rapih)
• Siapa penanggung jawab saat acara berlangsung?
• Buat list untuk foto keluarga (di studio mini), sebelum hari-H, pihak foto sudah memegang list tersebut

5. NAMA MC

nomor HP MC

• Briefing soal rundown acara
• Ingatkan soal tema dekorasi (biar ga saltum, misalnya kl nikahan internasional tp MCnya pake kebaya kan kurang matching)
• Stand by jam berapa di venue?
• Kasih list foto keluarga untuk di pelaminan
• Kasih list tamu-tamu VIP (jika ada), koordinasi dengan pihak keluarga untuk stand by di sebelah MC

6. NAMA BAND/ WEDDING SINGER

Nama dan nomor HP contact person

• Check list lagu
• Sound system (koordinasi dengan pihak venue)
• Jumlah kru?
• Janjian soal “penyanyi dadakan” alias keluarga atau kerabat yang kadang suka maksa mau nyumbang lagu Xp

O,iya, yang perlu diingat, ada baiknya menyiapkan semua kontrak dan bon pembayaran DP semua vendor, berikut fotokopinya. Lalu persiapkan rundown acara, pastikan tiap vendor memegang satu kopiannya.

Technical Meeting

Tanggal dan waktu

Lokasi

Rincian Acara:

1. Checklist masing-masing vendor
2. Membahas rundown acara resepsi

1. VENUE

Nama venue

Nama dan nomor HP contact person

□        Fasilitas

□        Kalau untuk resepsi pagi hari: Bisa masuk jam berapa ke venue? Batas maksimal penggunaan ruangan sampai jam berapa?

□        Kalau untuk resepsi malam hari: acara pagi selesai jam berapa? Batas penggunaan ruangan sampai jam berapa?

□        Ruang rias bisa digunakan mulai jam berapa?

□        Apa akan ada biaya tambahan saat hari-H? (overtime?biaya keamanan, dll?)

□        Dekorasi mulai bisa loading jam berapa?

□        AC dinyalakan jam berapa?

□        Berapa kursi dan meja yang disediakan untuk area VIP dan umum?

□        Sound system à rincian? mic berapa buah? Untuk band? (koordinasi dengan pihak band)

□        Jika menggunakan CD/kaset, siapa teknisi yang bertanggung jawab saat hari H?

□        Kapasitas listrik? Apakah disediakan genset untuk cadangan kalau mati lampu?

□        Parkir muat berapa?

□        Apa dapat free parking? Kalo iya, berapa buah tiketnya?

□        Ijin dan janur?

DEKORASI

Nama vendor dekorasi

Nama dan nomor HP contact person

□        Layout dekorasi venue (koordinasi dengan pihak catering—untuk penempatan gubukan dan buffet, dan pihak dokumentasi—untuk penempatan studio foto)

□        Tema warna dekorasi (koordinasi dengan pihak catering untuk nuansa warna taplak dan skirting)

□        Design fix pelaminan

□        Alur masuk tamu

□        Warna bunga?

□        Item dekorasi apa saja?

□        Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak catering)

□        Cek kotak angpao, jumlah berapa, butuh gembok sebesar apa? (biasanya gembok pihak keluarga yang menyediakan, bukan dari vendor)

□        Plastik sampah untuk kotak angpao sudah disediakan dari vendor atau tidak?

□        Perkiraan selesai dekor jam berapa?

CATERING

Nama vendor catering

Nama dan nomor HP contact person

□        Tentukan menu fix

□        Ice carving?

□        Masuk jam berapa ke venue?

□        Layout Buffet dan gubukan (koordinasi dengan pihak dekorasi dan dokumentasi)

□        Warna taplak, skirting, dan bunga

□        Jumlah meja VIP

□        Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak dekor)

□        Jumlah kru? (kelancaran / kesigapan pelayanan)

□        Siapa penanggung jawab yang mengatur alur makanan? Minta nomor HPnya

□        Makanan untuk panitia jam berapa? Tempat? (koordinasi dgn pihak venue)

DOKUMENTASI

Nama vendor

Nama dan nomor HP contact person

□        Jam berapa datang ke venue?

□        Penempatan studio mini (koordinasi dengan pihak dekorasi dan catering)

□        Jumlah kru? (pastikan mereka menggunakan seragam or at least pake baju rapih)

□        Siapa penanggung jawab saat acara berlangsung?

□        Buat list untuk foto keluarga (di studio mini), sebelum hari-H, pihak foto sudah memegang list tersebut

MC

Nama dan nomor HP MC

□        Rundown acara

□        Ingatkan soal tema dekorasi (biar ga saltum, misalnya kl nikahan internasional tp MCnya pake kebaya kan kurang matching)

□        Stand by jam berapa di venue?

□        Kasih list foto keluarga untuk di pelaminan

□        Kasih list tamu-tamu VIP (jika ada), koordinasi dengan pihak keluarga untuk stand by di sebelah MC

MUSIK

Nama wedding singer / band

Nama dan nomor HP contact person

□        Check list lagu

□        Sound system (koordinasi dengan pihak venue)

□        Jumlah kru?

□        Janjian soal “penyanyi dadakan” alias keluarga atau kerabat yang kadang suka maksa mau nyumbang lagu Xp



Bertandang ke Markas DTC

Jumat kemarin, main ke kantornya DTC di Gedung Menpera. Niat awalnya sih mau ngerumusin menu buat Januari nanti, sekalian nyicil pembayaran pertama. Ketemulah kita sama Mba Retno. Dari waktu pertama nelepon dulu, gw udah amazed ama mba yang satu ini, nyablak banget! Pas ketemu aslinya, ternyata emang agak “metal” dan cuek..ibuku sampe bingung pas Mba Retno ngajak toss sambil ngomong “OK, Bro?” (lho? kok Bro?) tapi tetep toss juga sih akhirnya, hihi..tapi justru karena orangnya kaya gitu itu malah jadi enak ngediskusiin perincian menunya.

Trus sambil ngobrol, kita sambil liat foto-fotonya DTC. Ada contoh-contoh dekorasinya. aduuh..dekor snack corner ama chocolate fountainnya lucu banget! Ada beberapa dekor yang unik, kaya pake lampion atau pikulan. Ada juga yang terlalu rame sih, tapi overall dekornya sih bagus.

sumber: dokumentasi Dwi Tunggal Citra Catering

Sambil ngobrol, kita disuguhin puding coklat sama jus jambu. Vla pudingnya enak, dan jus jambunya mantap! bener-bener jus asli, kental n segar. Trus karena kita ngomong kalo kita penasaran ama soup kerapu-nya DTC yg terkenal itu, tau-tau disediain aja gitu soup kerapu buat makan siang 3 orang, lengkap pake nasi! rasanya? SEGEEER BANGEEEETT!!! Top markotop dah! rasa kuahnya kaya kuah asam gitu, bening, yg di mangkok gw isinya satu kepala ikan lumayan gede. Disajiin sama sambel merah dan dabu-dabu. SLURPSH!! Ini dia nih gambarnya..

LHO!?! Kok begini? Sumpah gw ga tau kemana isi mangkoknya! *hidung pelan-pelan memanjang* :p

Sebenernya dikasih pasta juga, tapi berhubung abis makan soup kerapu trus perut sudah membuncit kekenyangan, jadi pastanya kita bungkus (ga mau rugi! hahaha).

Trus kelar makan, Mba Retno ngasih print out rincian menu terbaru hasil diskusi tadi. Kata dia sih masih boleh berubah-ubah. Malahan dia minta kita dateng testfood lagi. Soalnya mereka biasa ngasih 10 kali testfood, tp kita baru nyoba sekali, jadi dimarahin deh, katanya nanti testfood berikutnya ga boleh absen..hihihi…

Buat yang mau tanya-tanya soal DTC…ini info lengkapnya:

Dwi Tunggal Citra
Kantin Gedung Kementrian Perumahan Rakyat
Jl. Raden Patah 1 No.1 – Jakarta Selatan
Office: +62 21 7398024
Mba Retno: +62 21 70812532

Gedungnya itu ada di belakang Mabes Polri, kalo dari Roti Bakar Eddy, susurin jalan aja ke arah Trunojoyo, nanti gedungnya ada di sebelah kanan, deket pom bensin. Kalo udah masuk, tinggal tanya satpam kantornya Bu Herning DTC.

ps: soal pasta yang dibungkus tadi, pas dicoba ternyata rasanya enak!! Padahal gw makan pas sorean…jadi udah ga hangat lagi, tapi tetep aja enak!

Test Food Dwi Tunggal Citra Catering

Dua minggu lalu dateng ke Gedung Pewayangan di Taman Mini, diundang Mba Pipit dari Dwi Tunggal Citra buat testfood. Mereka perform di sana, sekalian buka testfood di pojokan bawah tangga, di belakang kantor pengelola gedung.

Yang pertama dicoba itu beef braised + roast potato..AAAAHHH langsung suka! kentangnya itu, suka banget ama rasanya yg creamy tp ga eneg, trus tekstur potongan kentangnya juga pas, ga terlalu keras n ga kelembekan  jg. Kl dagingnya sedikit berlemak, tp justru itu yg gw doyan..haha

Abis itu nyobain black pepper beef dan chicken lemon. Krn gw ga terlalu suka black pepper n bumbu lemon, jd ga terlalu gimana-gimana pas makan, tapi sebenernya enak sih, ayam lemonnya jg seger. Aria nyobain zuppa soup tapi rasanya biasa aja, apa mungkin karena udah bosen ama zuppa soup ya?

Terus nyobain empal gentong yang rasanya….MANTABS! Gurih n seger banget, si Aria nyobain Tom Yam yg bikin dia keringetan krn fresh form the panci..hehehe…rasanya sedikit kurang asem, dan kalo buat gw kurang pedes, tp buat Aria sih pedesnya dah pas  (secara gw agak2 jurig sambel gitu, toleransi ama rasa pedesnya terlalu tinggi..hihii). O,iya..sempet nyoba ikan dory n lasagna juga, lumayan lah rasanya. Ada salmon encroute yg berasa banget salmonnya, enak!

Next menu is..blueberry mousse! Unik juga dessert yg satu ini, rasanya ga sekecut strawberry, tapi juga bukan rasa manis yg plain. O ya, pilihan rasa buat mousse kl ga salah ada strawberry, mango, ama blueberry. Tapi kl strawberry ama mango kayanya kan udah biasa, mending yg blueberry aja. Tapi menu ini kl mau mesen kepisah dari paket dessert. Yang ini masuknya ke cake corner.

Sayang ga ada soup kerapu, padahal menurut hasil survey, menu khas DTC yang satu itu patut dicoba! Well, Mba Pipitnya sih bilang nanti bakal dikasi tau lg kalo ada test food, mungkin bisa coba yg tempatnya di Patra Jasa, biar bisa sekalian liat lay out buffet n gubukannya.

Sejauh ini sih yang kepikiran buat menu resepsi nanti, pengennya ada beef braised+roast potato, empal gentong, salmon encroute, chocolate fountain (yg ini belum nyobain tp dah kepengen..hehehe). Tapi itu baru maunya gw sih, masih harus rembukan ama Aria n orang tua dulu…duh, jd pengen cepet-cepet testfood lagi hehe ;p